|
Udlicitering - staten og Frederiksberg
Næsten uanset hvordan udbud og udlicitering
planlægges og gennemføres, opnås der besparelser.
Men kvalitativt er der meget at vinde ved at udforme og gennemføre
en gennemtænkt strategi
Michael C Hartmann
chartered surveyor FRICS
På det statslige område
har udbud og udlicitering, hvis dét viste sig fordelagtigt,
siden 1994 været en pligt, som relativt få institutioner
har forholdt sig kvalificeret til - endsige gjort noget ved.
På det kommunale og amtskommunale område er der ingen
pligt, men alligevel er der et bredt spektrum af holdninger til
og erfaringer med udbud og udlicitering både gode
og mindre gode samt nogle, der medførte avisoverskrifter
om skandale etc.
Inden for den offentlige sektor
er Frederiksberg Kommune enestående, fordi kommunen
i dag har en afklaret, langsigtet politik for at få overblik
over, hvilke kommunale opgaver der skal udbydes.
Men konceptet er ikke overraskende
udviklet gennem en fordomsfri bearbejdning af erfaringerne fra
en første, omfattende, men ikke på alle måder
problemfri udlicitering i 1994.
Undersøgelse
Sidste år fremlagde
Statens Udliciteringsråd resultaterne af en større
undersøgelse af udbud og udlicitering på det statslige
område.
Konklusionen var, at staten langt
fra lever op til den udbudspligt, der har været gældende
siden 1994, og at de fleste institutioner hverken har formuleret
en udbudsstrategi eller fastlagt retningslinier for udbud og
udlicitering.
Undersøgelsen viser samtidig,
at der typisk er opnået en besparelse på 15% allerede
ved den først gennemførte udlicitering, og at institutionernes
erfaringer med udlicitering er positive.
Statslige udbud
I 1998 var der 1426 udbud
på det statslige områder, mens der året efter
kun var 1240 udbud.
Omfanget af de udliciterede opgaver var dog tilsammen større
i 1999 end året før.
Udbudsgraden steg således
fra 18,3% til 18,9%, mens betalingen til private firmaer steg
fra 10,8 mia til 11,6 mia kr.
Med hensyn til udbud af driftsopgaver,
der varetages af egne ansatte, blev der i 1998 i alt gennemført
40 udbud, men sammenlagt var det kun12 personer, der som følge
deraf overgik fra offentlig til privat ansættelse.
I 1999 var det i alt 66, der
overgik til privat ansættelse.
Potentiale og motivation
Potentialet for besparelser
på det statslige område vurderes i øjeblikket
at være på i alt ca 25 mia kr.
Finansministeriet har derfor
besluttet, at budgetrammen for de enkelte ministerier skal reduceres
i forhold til ministeriets potentiale for at opnå besparelser
ved udbud og udlicitering.
Det største potentiale
for udlicitering på det offentlige område ligger
dog i amtskommunerne og kommunerne.
Frederiksberg
På Frederiksberg
startede udlicitering i større omfang i 1994 med en budgetanalyse
samt udbud af rengøring på skoleområdet mv
udliciteringen omfattede i alt knapt 30 vidt forskellige
institutioner og dermed mange brugere.
Frederiksberg Kommune stod dengang
uden retningslinier for gennemførelse af udbudsforretninger
og de enkelte led i processen skulle derfor håndteres
løbende. Set i bakspejlet var det ikke alle led i dette
udbud, der forløb fuldt tilfredsstillende.
Først og fremmest fordi
det var første gang, at kommunen planlagde og gennemførte
udlicitering i stor skala, men også fordi der var mange
interessenter involveret i processen.
De dårlige erfaringer medførte,
at kommunen startede helt forfra med hensyn til udformning af
en »køreplan« for gennemførelse af
udbudsforretninger, udarbejdelse af en udbuds- og udliciteringsstrategi
med politisk stillingtagen til valg af opgaver og institutioner,
der egner sig til udbud og ikke mindst sikring af, at denne
strategi gennemføres og løbende følges op.
Turn-around
Processen startede med
udarbejdelse af en intern vejledning om udbud og udlicitering,
der var færdig i 1995.
Derefter fulgte i 1996 en 6 års
plan for rullende udbud på det tekniske område og
i 1997en revision af den interne vejledning.
I 1999 forelå der så
et grundlag for politisk stillingtagen til en samlet kategorisering
af, hvilke opgaver på Frederiksberg, det ifølge
lovgivningen er muligt at udlicitere.
I september 2000 blev der, som
opfølgning på et budgetforlig, vedtaget en handlingsplan
for udbud/udlicitering i Frederiksberg Kommune for perioden
2000-2003.
Kategorisering af opgaver
Frederiksberg Kommune har foretaget en analyse
og kategorisering af mulighederne for udbud af opgaver, der hidtil
er varetaget af egne ansatte.
Katagori I omfatter opgaver, der ikke kan udliciteres
som følge af lovgivningsmæssige bestemmelser,
eller fordi det politisk er besluttet, at udlicitering ikke er
ønskelig.
Det vil sige egentlige myndighedsopgaver og centrale driftsopgaver.
Katogori II omfatter opgaver, der kan udliciteres,
men hvor kommunen eller andre offentlige institutioner kun har
begrænsede erfaringer med udlicitering af disse opgaver.
Som følge af begrænsede
erfaringer skal disse opgaver udvælges, planlægges
og gennemføres på anden måde end opgaver,
som der er stor og bred erfaring med at udbyde og udlicitere.
Katagori III omfatter perifere opgaver, som der er
stor og bred erfaring med at udbyde og udlicitere.
Handlingsplan
Handlingsplan 2000-2003 omfatter alle Kategori III opgaver
og 25% af Kategori II opgaverne.
For hver af de potentielle udbud udføres der en analyse
af hensigtsmæssigheden af at udlicitere den pågældende
opgave, hvor økonomien kun er én af flere vurderingsfaktorer
de øvrige faktorer kan være erfaringer fra
udbud af lignende opgaver, input fra andre kommuner, ønske
om at bevare en vis faglig ekspertise på nøgleområder
eller af hensyn til myndighedsbehandling, forsøgsmuligheder
etc.
En analyse afsluttes med en sammenfattende,
konkret vurdering af, om der skal foretages udbud/udlicitering
eller om opgaven eventuelt skal videreføres på
intern kontraktstyring.
Med et budget på i alt 3.825 mio er der et potentielt udbudsvolumen
på i alt 1.291 mio kr - og kommunalbestyrelsen har besluttet,
at der i 2000-2003 skal foretages en nærmere analyse af
opgaver for sammenlagt 523 mio kr med henblik på eventuelt
udbud.
Resultater
I perioden 1995-2000
blev på Frederiksberg gennemført udbud af
opgaver for sammenlagt 67 mio, hvilket medførte en besparelse
på 14 mio kr gennemsnitligt 21%.
Udlicitering af forskellige gartneropgaver
medførte kun besparelser på 0,6-5%, mens vejvedligeholdelse
eksempelvis gav 13%.
Forskellige opgaver inden for
rengøring, køkkenvirksomhed og madudbringning medførte
besparelser på 17-28%.
Den største besparelse
blev dog opnået ved udbud af revision besparelsen
var 65% i forhold til den hidtidige betaling.
Endelig er der for Frederiksberg
Svømmehal opnået en driftsmæssig besparelse
på 19%. Her er det valgt at investere godt 30 mio kr i
ekstraordinære vedligeholdelser og forbedringer idet
det kommunale tilskud til driften i øvrigt fastholdes
uændret, mens besparelsen medgår til afdrag og renter
på lånet på de godt 30 mio kr.
Formålet er således
ikke blot at opnå besparelser, men at sikre den ønskede
kvalitet til uændrede priser.
Henvisninger
Ministeriernes anvendelse
af udbud og udlicitering,
Statens Udliciteringsråd, januar 2000
Udbud/udlicitering i Frederiksberg Kommune Handlingsplan
2000/2003, tlf 38 21 20 60 eller www.frederiksberg.dk/udlicitering
|
