Kommentarer:

Fokus på bygherrerådgivning
I en serie på otte artikler fortæller bygherrerådgiver Jens E. Staalby, Birch & Krogboe A/S, om nogle af de ting, en bygherre kan gøre for at realisere drømmen om det perfekte projekt. Hensyn til projektets økonomi kommer til at indgå i alle artiklerne ud fra en erfaring om, at de projektoverraskelser, der virkelig gør ondt, som regel hænger sammen med et utilstrækkeligt økonomisk råderum.

Det perfekte projekt
Når en ny byggesag starter, har alle en forventning om, at dette bliver det perfekte projekt. Ikke sjældent fejres projektstarten, mens vi ser frem til, at dette skal blive det perfekte projekt, med en perfekt økonomi, som forløber efter en perfekt tidsplan, og hvor resultatet bliver den perfekte kvalitet!

Men desværre indfries forventningerne ikke altid. Ofte går noget galt. Somme tider går noget helt galt, og glæden afløses af konflikter mellem parterne.

Hvorfor går det galt? Hvad kan vi gøre for at undgå, at det går galt?

Af Jens E. Staalby

Den perfekte økonomi betyder ikke et projekt, hvor der ikke opstår ubehagelige økonomiske overraskelser, for det gør der altid!

Den perfekte tidsplan betyder ikke en tidsplan uden forsinkelser; for forsinkelser opstår!

Den perfekte kvalitet betyder ikke, at fejl ikke opstår, for fejl opstår altid!

Jamen, hvad er da det perfekte projekt?

Det perfekte projekt er et projekt, hvor økonomiske overraskelser kan håndteres inden for budgettet, hvor forsinkelser kan håndteres inden for tidsplanen, og hvor fejl bliver fundet i tide og rettet i tide. Det er derfor vigtigt, at vi indledningsvis justerer vores drøm om det perfekte projekt og erkender, at det perfekte projekt ikke betyder et projekt, hvor ingen ting går galt, for der er altid noget, der går galt!

I denne forståelse er det perfekte projekt ikke en naiv drøm, men et realiserbart forehavende.

Den perfekte bygherre
Det perfekte projekt begynder med den perfekte bygherre. Den perfekte bygherre kendes bl.a. på, at han meget tidligt i projektforløbet får fastslået sin egen kapacitet vedr. byggesagens gennemførelse og herudover sikrer sig fornøden kyndig bistand. Så når jeg i denne artikel taler om bygherrens opgaver, »bygherren skal...«, »bygherren må « osv., så mener jeg hermed opgaver, som byggesagens samlede projektorganisation skal løse i overensstemmelse med sagens opgave- og kompetencefordeling.

Bygherrens beslutningsgrundlag
Udgangspunktet for det perfekte projekt er et godt beslutningsgrundlag. Hvor trist det end kan lyde, så består en af de største opgaver i formuleringen af beslutningsgrundlaget i at begrænse byggeriets omfang for derved at sikre, at projektet kan gennemføres i en tilfredsstillende kvalitet inden for den disponible økonomi og tid!

Begræns byggeriets omfang
Bygherren må helt fra de første projektfaser gøre sig realistiske forestillinger om den samlede byggeudgift, inkl. alle omkostninger. (Omkostningerne udgør ofte en betydelig andel af projektets samlede anskaffelsesudgift). Det er især under byggesagens indledende faser, at de udslagsgivende beslutninger vedrørende omfanget af de totale byggeudgifter tages. Derfor er det vigtigt, at der allerede her sker en meget realistisk afgrænsning af projektets omfang.

Fastlæggelse af byggeriets standard og valget af løsninger vil resultere i et lavere samlet udgiftsniveau, dersom bygherren ikke alene ser på behov og brugerønsker. De fleste krav og ønsker vil på den ene eller anden måde have indflydelse ikke bare på byggeudgifterne, men også på de senere driftsudgifter.

Behovsanalysen
Behovsanalysen tager sit udgangspunkt i virksomhedens nuværende situation og i de forventede udviklingstendenser. Undersøgelsen bør derfor omfatte alle de forhold, der på den ene eller anden måde kan få betydning for lokalernes placering, udformning og størrelse.

De økonomiske og praktiske muligheder for at opfylde behovene kan ikke undgå at påvirke resultatet af behovsundersøgelsen. I første omgang kan undersøgelsen imidlertid med fordel samles om at belyse virksomhedens grundlæggende lokalebehov, uafhængigt af økonomi. Dette kan ske på den måde, at der til behovsundersøgelsen nok søges knyttet oplysninger om de økonomiske konsekvenser ved forskellige grader af behovsopfyldelse, men at man først senere, når behovene er gjort op, foretager en samlet økonomisk vurdering.

Hvis ikke alle behovene kan dækkes gennem den til rådighed værende økonomi, må der foretages en realistisk behovsprioritering. Ved større eller mere komplicerede undersøgelser kan der med fordel nedsættes en arbejdsgruppe til at udføre arbejdet, udarbejde idéoplægget, - og i givet fald medvirke til den ofte meget vanskelige behovsprioritering.

Alternative lokalemuligheder
Lokalebehovene inden for den enkelte bygningskategori, det være sig skoler, laboratorier eller kontorbygninger, er normalt ret ensartede. Endvidere er lokalebehovene ofte elastiske i den forstand, at de kan opfyldes på forskellige måder. Derfor kan mange lokalebehov inden for temmelig vide rammer opfyldes uden individuel og speciel bygningsudformning, såvel nybyggeri som i eksisterende bygninger.

Der ligger megen god økonomi i indledningsvis at vurdere alternative muligheder for at dække lokalebehovet omhyggeligt, bl.a. i lyset af bygherrens finansielle og økonomiske muligheder. Realistiske alternativer kan være omgruppering af nuværende lokaler, flytning til anden af bygherrens bygninger, nye lejemål, ombygning, midlertidigt byggeri eller nybyggeri.

I den forbindelse må der - afhængigt af, hvilke lokalemuligheder, der kan komme på tale - skaffes oplysninger om en række forhold som bl.a.: Eksisterende bygningers tilstand og behov for istandsættelse. Købesum og øvrige vilkår for de ejendomme, der påtænkes erhvervet. Udgift pr. areal- eller funktionsenhed ved ombygning, midlertidigt byggeri eller nybyggeri. Kvadratmeterpris ved alternative bygningskvaliteter. For udlejningslokaler bør bl.a. følgende vurderes: Lejens størrelse for de tilbudte arealer, fremtidige lejestigninger, uopsigelighed, vedligeholdspligt og andre lejevilkår. Udgiftsfordeling mellem lejer og ejer ved eventuel ændret indretning af det lejede. Forholdet mellem købesum/lejesum/byggesum og udgifter til bygningsdrift og -vedligehold

Projektplanen
Når behovsanalysen er på plads, og lokaliseringen er valgt, og når bygherren har fastlagt sin overordnede projektøkonomi og projektets overordnede tidsramme, opsummeres disse beslutninger i en projektplan.

Projektplanen er et dynamisk dokument, der udvikles i takt med, at bygherren træffer programfasens grundlæggende projektbeslutninger. Projektplanen indeholder derfor også en beskrivelse af projektorganisationen, af kompetencefordelingen imellem de deltagende parter og af projektets byggeprogram. Indledningsvis er dette byggeprogram ganske summarisk og indeholder alene de områder, som bygherren især tillægger vægt, de såkaldte fokusområder. Byggeprogrammet udvikles dog hurtigt til et egentligt grundlag for bygherrens formelle beslutning om igangsætning af den egentlige forslagsudarbejdelse.

Byggeprogrammet
Programmet skal i en koordineret form omfatte byggeopgavens forudsætninger og bygherrens krav og ønsker om byggeriets omfang, funktion og kvalitet samt oplysninger om opgavens økonomiske forudsætninger. Programmet skal udgøre grundlaget for udarbejdelse af forslag og projekt, og dets indhold og detaljering har derfor stor betydning for hovedlinjerne i byggeriet.

Netto- og bruttoarealer
I projektets indledende faser er netto- og bruttoarealerne grundlag for budgetteringen. Desværre er der ofte stor forskel på, hvad der lægges i ordene »netto- og bruttoarealer«. Resultatet heraf er forvirring og i værste fald misforståelser om budgettet. Man skal derfor være meget præcis i sin omgang med disse begreber. Jeg vender tilbage hertil i en senere artikel.

Byggeprogrammets fokusområder
Fokusområderne kan f.eks. være krav til

1. virksomhedens primære funktion (skole, laboratorium, administration...)
2. arealforbruget
3. det arkitektoniske udtryk
4. indeklima, herunder akustik
5. miljøforhold og belysning
6. tilgængelighed
7. særinstallationer, herunder IT
8. bygningsdrift og -vedligehold, herunder arbejdsmiljø

Disse områder vil være i fokus i hele planlægnings- og byggeprocessen, ikke mindst i projektets kvalitetssikringsrutiner.

Bygningsdrift og -vedligehold
I planlægningsfasen sker der desværre tit det, at væsentlige hensyn til bygningsdrift og -vedligehold, herunder hensyn til arbejdsmiljøet, overses.

En i anskaffelseshenseende tilsyneladende billig løsning kan vise sig at være utilfredsstillende i brugsmæssig henseende, mens en i anskaffelsespris dyrere løsning kan opfylde bygherrens krav på en sådan måde, at en rationel udnyttelse helt eller delvis kan opveje den højere anskaffelsespris.

Forholdet mellem anskaffelsespris og de løbende bygningsdrifts- og vedligeholdsudgifter bør ligeledes indgå i bygherrens overvejelser. Også her kan en dyrere løsning, der giver lave drifts- og vedligeholdsudgifter, vise sig at være billigst på længere sigt.

Erfaringerne viser, at der på længere sigt er sparet meget lidt ved at vælge en lavere, mere udgiftskrævende standard frem for en bedre, mindre vedligeholdskrævende standard. Så hvis bygherren har mulighed for at finansiere det kvalitetsmæssigt bedre udgangspunkt, hvorfor så ikke lade bygningens brugere opleve glæden i hverdagen over den gode bygningskvalitet?

Dette er første artikel i Byggeindustrien/Byggeforums serie om bygherrerådgivning. Anden artikel bringes i næste nummer.